Oase.id - Gudang penyimpanan Kantor Urusan Haji (KUH) pada Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) di Jeddah menyimpan koleksi dokumen berusia puluhan tahun yang mencatat sejarah penyelenggaraan ibadah haji. Dokumen-dokumen ini memiliki nilai historis dan akademik yang tinggi, namun sebagian mengalami kerusakan dan kehilangan saat proses perpindahan kantor.

Untuk menyelamatkan arsip berharga tersebut, Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah mengadakan workshop digitalisasi pada 10–12 Agustus 2025 di KUH Jeddah. Kegiatan ini melibatkan staf teknis KUH dan diawali dengan eksplorasi arsip di gudang penyimpanan wilayah Rehab, Jeddah, Arab Saudi. Materi workshop mencakup teknik konservasi dokumen dan manajemen pengetahuan.

Guru Besar Filologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Oman Fathurahman, selaku narasumber utama, menegaskan bahwa dokumen tersebut merupakan sumber penting untuk kajian sejarah penyelenggaraan haji dan diplomasi Indonesia–Arab Saudi. Salah satu temuan adalah arsip yang merekam model pelayanan haji pada masa syekh, sebelum sistem muassasah yang kini telah digantikan oleh syarikah.

Oman menjelaskan bahwa proses konservasi harus dilakukan secara bertahap. Tahap pertama adalah inventarisasi, yaitu mengumpulkan, mengenali, dan memberi tanda pada dokumen. Tahap kedua adalah klasifikasi secara tematik dan kronologis. Setelah itu, tahap ketiga adalah digitalisasi, yakni mengalihmedia dokumen yang sudah terklasifikasi ke bentuk digital menggunakan peralatan dan teknik khusus.(Kemenag)

Narasumber lainnya, praktisi transformasi digital Hadi Rahman, menambahkan bahwa hasil digitalisasi akan diintegrasikan dalam kerangka manajemen pengetahuan. Dengan demikian, arsip-arsip tersebut dapat diakses lebih mudah untuk riset akademik maupun menjadi referensi dalam pengambilan kebijakan. Hadi, yang juga koordinator DREAMSEA (Digital Repository of Endangered and Affected Manuscript in Southeast Asia) hasil kerja sama PPIM UIN Jakarta dan CMSC Universitas Hamburg, menekankan bahwa pengelolaan digital akan memastikan kelestarian dan pemanfaatan dokumen secara berkelanjutan.